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【教学午餐会纪要】第八场:如何办出高水平的研究生论坛

浏览次数:90    添加时间:2018-12-18

会议时间:2018年1210日(星期11:30-13:00

会议地点:院401室

参会对象:院领导和学院研究生会7名学生代表

参会教师代表:院长别敦荣教授、副院长王洪才教授、党委副书记傅伯奇老师

会议主持:副院长王洪才教授

会议记录:郑雯倩万真

会议议题:如何办出高水平的研究生论坛

主要讨论:

1. 论坛组织主要进展和取得的主要成绩;

2. 论坛组织中存在哪些不足和问题;

3. 目前论坛组织过程中面临的最大困难;

4. 对论坛成功组织有哪些建议和设想。

纪要:

一、目前工作进展

(一)已完成工作

1. 论文集制作、会议论文排版、文具配备、合影工作准备。

2. 展板、横幅、易拉宝制作。

3. 论文评审工作。

4. 前期宣传工作。

5. 志愿者任务分配和志愿系统申请。

(二)待完成工作

1. 确定会议日程。

2. 购买餐券。

3. 报销活动经费。

4. 确定专家航班,安排接机、送机志愿者。

5. 邀请校内外媒体报道。

6. 确认茶歇安排。

二、组织过程遇到的困难

1. 论坛餐券尚未与餐厅谈妥,未能解决结账问题。

2. 经费报销时间紧张,无法确保年内报销完毕。

3. 会议邀请专家由于时间变更未能达到预期目的。

4. 在宣传方面,人手比较紧缺、设备比较匮乏、不可控因素比较多。

三、对论坛成功组织的建议和设想

(一)接待方面

1.为参会代表提供15日中午、晚上共两餐。

2.建议以研究院的名义使用公务卡与学校餐厅沟通结账。

3.要做好与专家们及时沟通工作。

4.会议指南补充穿衣、报销等温馨提示,做好提醒工作。

(二)财务方面

建议研究生会各部门及时整理票据,尽早报销完毕。

(三)论文评审

严格按照评审标准确定各级奖项,以学术论文质量为标准,宁缺毋滥。

(四)宣传方面

1.增加宣传组志愿者人数,另外安排会务组志愿者兼职宣传工作。

2.利用好校内媒体、本地媒体和外地媒体三个层次的资源。

3.丰富宣传形式和宣传途径,充分利用微信公众号、直播平台、抖音等自媒体平台,以新闻稿、直播、采访等宣传形式,扩大会议影响范围。

4.缩短新闻审核流程,保证新闻时效性。

5.制作会旗作为研究生论坛的象征。

(五)材料归档

会议结束后,及时进行工作总结和资料归档。

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