各位同学：
根据学校及学院相关规定，凡教育研究院学生出国出境或参加线上涉外交流，均须按此说明办理申请手续，请各位同学遵照说明认真办理相关手续。未经批准擅自出国出境或参加线上涉外交流、未及时完成相关手续（含出访前后及取消行程等手续），属于违反外事纪律，学院将按有关规定给予处分，相关后果由学生本人承担。
【注意事项】
1.本说明中包含教育研究院学生因公出国（境）、因私出国（境）、线上涉外交流申请说明。
2.申请人作为手续办理第一责任人，应注意各项手续办理时限，自行负责关注各项审批流程进展，确保实际出访前/线上涉外交流开始前各项申请流程均已审批结束，应办手续均已完成。
3.建议申请人在各项审批流程结束前，勿提前进行项目付费、购票等各项涉及费用事宜，以免实际未能成行而造成经济损失。
4.申请寒暑假期间或下一学期开学初1个月内因公出国出境/参加线上涉外交流，请在寒暑假开始前妥办相关手续，以免耽误行程。
5.本说明将根据学校及学院有关规定实时更新。未尽事宜，请联系外事秘书李武静老师进行咨询。
办公地点：院215办公室 办公电话：0592-2187735
邮箱：wujingstar@xmu.edu.cn
一、因公出国（境）
*出国出境参加会议、赛事、交流项目、学位项目、访学、实习、自费留学等，均属于因公范畴。
一、准备阶段
【规划行程】（提前2个月及以上）
1.获取正式邀请函/录取通知书。
2.自行办理护照、通行证、签证/签注等。（注：赴台签注需在完成校内申请程序，获取上级部门赴台批件后方可办理；详见“厦门大学因公赴台湾申办流程https://ice.xmu.edu.cn/info/1065/1814.htm”）
3.确定出访日期、抵达国（境）内日期和具体行程。
- 出访日期、抵达国（境）内日期严禁超出邀请函给定期限范围，前后最多仅可超出1-2天作为合理行程时间；
- 填报申请材料时，出访日期一般应填写实际从国内城市出发的日期（不是抵达境外的日期），抵达国（境）内日期一般应填写实际抵达国内城市的日期（不是从境外出发的日期）。如出发或返回行程涉及在境内城市中转的情况，出访日期、抵达国（境）内日期应填写始发、终到日期，即前后日期应覆盖出访全程。出访日期、抵达国（境）内日期应以国内时间为准，涉及时差等情况时应特别注意。如不能确定如何填写，务必提前联系外事秘书李老师咨询确认。
- 具体行程需包含去程、返程及全部中转城市；
- 出国（境）人员应当选择经济合理的路线，优先选择由我国境内航空公司运营的国际航线。出国（境）人员应当选择直达目的地国家（地区）的国内航空公司航班出入境，没有直达航班的，应当选择我国境内航空公司航班到达的最邻近目的地国家（地区）进行中转。不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上（不含1次）等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内（境外）航空公司航班，以及因最临近目的地国家（地区）中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的，应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》，并提供相关证明材料，经单位财务“一支笔”审核后，报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内（境外）航空的，只需填写《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》，由经费负责人审批后即可报销；
- 除航司变更/取消航班、邀请方变更安排等特殊情况外，出访、返回日期和行程确定后不可变更；确需变更务必提前申请，严禁事后补报。
4.出访行程涉及财务报销（如公费参赛、学校资助访学、导师经费资助参会等），务必在准备阶段提前与学院财务秘书陈益腾老师（院213办公室）确认是否可以报销及报销手续、报销期限等。
二、申请阶段
【因公出国（境）申请】（提前2个月及以上）
1.填写《因公出访事前公示表》，公示表（word格式）与正式邀请函/录取通知书一并发送给外事秘书李武静老师审核，审核通过后再提交至213室吴晓君老师盖章。
2.认真阅读并填写 《出国（境）安全防范承诺书》，打印一式两份，学生本人签字后，请院党委书记刘老师（院406室）签字，之后到院213办公室加盖学院公章，一份交至院215办公室备案，另一份自行留存备用。
3.认真阅读并填写《厦门大学学生出国（境）交流同意书》，学生本人、监护人/家长签字留存备用。
*以上材料1-3（公示表、承诺书、同意书）中的出发、返回日期，必须与i厦大网上服务平台上填报日期完全一致。
4.登录教育部“平安留学”在线培训平台http://palx.cscse.edu.cn/完成注册，保存注册截图备用。
5.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，点击“服务查询”，搜索“学生出国（境）申请”，在办理入口处选择“学生因公出国申请”/“学生因公赴港澳申请”/“学生因公赴台申请”，完整填写表单信息并按要求上传材料后提交。（提前2个月及以上提交申请）
6.流程提交后，学生本人负责提醒辅导员、导师、研究生秘书（流程到此节点时，学生本人需手动选择）完成线上审批；审批流程流向“国际处经办人审核”节点前，学生本人务必随时关注流程审批进度，如在某一审批节点停滞7日及以上，请联系外事秘书李老师（院215室）协助催办。
7.（仅因公赴台学生）“学生因公赴台申请”流程审批结束后，自行联系外事秘书李老师（215办公室）办理赴台批件申请手续（详见“各类赴台校内OA申请材料及批件要求材料说明https://ice.xmu.edu.cn/info/1065/1816.htm”）。
三、出访阶段
【正常出访】
1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否出行”一栏选择“是”并填写“实际出行日期”+“实际返回日期”（先预填计划返回日期，否则页面无法保存，实际返回后再修改），之后保存流程（切勿直接办结），此流程应在结束出访返回后，按要求提交事后材料后办结。（实际出访后7日内完成）
2. 在外期间请务必确保人身安全，严格遵守外事纪律，妥善保管证件；未经批准不得擅自变更行程安排。
3. 如需报销，需注意保留报销材料（登机牌、住宿水单+收据、其他票据、付款记录等）。
4. 如遇特殊情况需申请变更行程（如变更返回日期、变更中转城市、改乘境外航空公司航班等），请务必提前与外事秘书李老师联系报学校国际处/台港澳办审批，国际处/台港澳办严禁事后补报。
【取消出访】（确定取消出访即可办理此项，最晚在原定出访日期后7日内办理完成）登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否出行”一栏选择“否”并直接办结此流程。
四、返回和报销阶段
【提交事后材料】（入境后7日内完成）
1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方填写“实际返回日期”，并按要求上传以下材料：
1）出国（境）证件里个人信息页、出发日出境章、返回日入境章的中国边检盖戳页（如有快速通关、证件无边检盖章等特殊情况，可在微信/支付宝中搜索“移民局12367”小程序，实名注册后下载出入境记录页代替）；
2）交流成果报告（word格式，不少于300字，学生本人签名，应包含出访期间相关照片）；
3）成绩单/结业证书（仅参加交流项目学生提交，如暂未收到官方成绩单/结业证书，请与外事秘书李老师联系说明情况，此项留空后补）。
4）填写《因公出国回访记录表（个人）》或《因公赴台港澳回访记录表（个人）》和《因公出访事后公示表》，签字盖章后，上传这两个表的签字盖章扫描版。原件提交给外事秘书李武静老师。
2.返回后及早联系学院财务秘书陈老师（院213室），核准报销材料及报销金额。
3.如需报销，请纵向、单面打印一份厦门大学学生出国（境）审批表提交至学院外事秘书处签字后，找吴晓君老师（213室）盖学院公章。（备注：通过OA另行审批的出国（境）事项变更请示，包括阅办单及正文落款，也由学院加盖公章即可，若正文为多页文档，须加盖骑缝章）
4.凭签字盖章版审批表及完整报销材料，提交学院财务秘书陈老师完成报销。
二、因私出国（境）
出国出境探亲、旅游、医疗、服兵役等，均属于因私范畴。
一、申请阶段
【因私出国（境）申请】（提前2周及以上）
1.认真阅读并填写《出国（境）安全防范承诺书》，打印一式两份，学生本人签字后，请院党委书记刘老师（院406室）签字，之后到院213办公室加盖学院公章，一份交至院215办公室备案，另一份自行留存备用。（外籍学生、台港澳籍学生无需填写此承诺书）
2.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，点击“服务查询”，搜索“学生出国（境）申请”，在办理入口处选择“学生因私出国（境）申请”，完整填写表单信息后提交。（提前2周及以上提交申请）
3.流程提交后，学生本人提醒辅导员、导师、教学秘书（流程到此节点时，学生本人需手动选择）完成线上审批；如流程在某一审批节点停滞5日及以上，请联系外事秘书李老师（院215室）协助催办。
二、出访阶段
【正常出访】
1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否出行”一栏选择“是”并填写“实际出行日期”+“实际返回日期”（先预填计划返回日期，否则页面无法保存，实际返回后再修改），之后保存流程（切勿直接办结），此流程应在结束出访返回后，按要求提交事后材料后办结。（实际出访后7日内完成）
2. 在外期间请务必确保人身安全，严格遵守外事纪律，妥善保管证件；未经批准不得擅自变更行程安排。
【取消出访】（确定取消出访即可办理此项，最晚在原定出访日期后7日内办理完成）登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否出行”一栏选择“否”并直接办结此流程。
三、返回阶段
【提交事后材料】（入境后7日内完成）
1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方填写“实际返回日期”后办结流程。
2.填写《因私出国回访记录表》或《因私赴台港澳回访记录表》，签字盖章后交学院外事秘书李老师留存备查。（外籍学生、台港澳籍学生无需办理此项）
三、线上涉外交流
*线上涉外交流指线上参加由境外院校、组织机构、个人等主办或承办的国际会议、两岸会议、国际赛事、两岸赛事、线上留学项目等。
一、 准备阶段
【准备材料】（提前2个月及以上）
1.获取正式邀请函/录取通知书。
2.如参加线上涉外会议，需准备会议基本情况介绍；另需认真阅读并填写《安全防范承诺书》，打印一式两份，学生本人签字后，请院党委书记刘老师（院406室）签字，之后到院213办公室加盖学院公章，一份交至院215办公室备案，另一份自行留存备用。
3.如参加各类涉台会议、交流等，请联系学校台港澳办（0592-2182311）咨询所需材料。
二、申请阶段
【线上涉外交流申请】（提前2个月及以上）
1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，点击“服务查询”，搜索“学生出国（境）申请”，在办理入口处选择“学生线上涉外交流申请”，完整填写表单信息并上传相应材料后提交。（提前2个月及以上提交申请）
2.流程提交后，学生本人提醒辅导员、导师、教学秘书（流程到此节点时，学生本人需手动选择）完成线上审批；审批流程流向“国际处经办人审核”节点以前，务必随时关注流程审批进度，如在某一审批节点停滞7日及以上，请联系外事秘书李老师（院215室）协助催办。
三、结束阶段
【提交事后材料】（实际线上交流结束后7日内）
1.登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否参加交流”一栏选择“是”并填写“实际开始交流日期”、“实际结束交流日期”。
2.上传事后材料：
1）成绩单/结业证书等；
2）交流心得（长期交流不少于1000字，短期交流不少于300字）。
【取消线上交流】（确定取消线上交流即可办理此项，最晚在原定交流开始日期后7日内办理完成）登录i厦大网上服务平台http://i.xmu.edu.cn/，找回已填报流程，点击进入表单，在最下方“实际是否参加交流”一栏选择“否”并直接办结此流程。
附件1：学生出国境申请材料.zip
附件2：申请人使用手册.pdf
教育研究院
2025年4月
